Bỏ qua, tới nội dung chính
donloc.vn

Chính sách bảo mật

Cập nhật ngày 18/10/2026

Ngày hiệu lực: 18/10/2026

DonLoc (donloc.vn) là phần mềm quản lý bán hàng đa kênh do Công ty TNHH Công Nghệ Dolotech phát triển và vận hành. Khi dùng DonLoc, bạn giao cho chúng tôi những thông tin quan trọng của cửa hàng: tài khoản, đơn hàng, sổ sách và cả thông tin khách hàng của bạn. Chính sách này nói rõ chúng tôi thu thập dữ liệu gì, dùng vào việc gì, chia sẻ cho ai, lưu ở đâu và trong bao lâu, bảo vệ ra sao, và bạn có những quyền gì với dữ liệu của mình.

Chính sách được xây dựng theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15, Nghị định số 356/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành luật này, cùng các quy định có liên quan về an ninh mạng và thương mại điện tử. Nếu có điểm nào khác với quy định bắt buộc của pháp luật thì áp dụng quy định của pháp luật.

Tóm tắt: Dữ liệu bán hàng và dữ liệu khách hàng là của doanh nghiệp bạn. DonLoc không bán dữ liệu, không dùng dữ liệu khách hàng của bạn để quảng cáo cho mình, và chỉ chuyển dữ liệu cho bên khác khi cần để vận hành dịch vụ (máy chủ, phông chữ, xem mục 8.3), để làm đúng việc bạn yêu cầu, hoặc khi pháp luật bắt buộc. Hệ thống DonLoc hiện đặt trên máy chủ tại Singapore (xem mục 9 và 10).

1. Phạm vi áp dụng

Chính sách này áp dụng cho dữ liệu cá nhân được xử lý khi bạn dùng các dịch vụ mang tên DonLoc, gồm:

  • Trang giới thiệu donloc.vn: thông tin sản phẩm, bảng giá, tin tức và biểu mẫu liên hệ.
  • Phần mềm quản lý bán hàng DonLoc (donloc.vn/admin): bán tại quầy, đơn hàng, kho, khách hàng, sổ quỹ, báo cáo, kết nối hãng vận chuyển và kênh bán.
  • Ứng dụng điện thoại và giao diện lập trình ứng dụng (API): ứng dụng làm việc với phần mềm DonLoc, kể cả API doanh nghiệp dùng để kết nối hệ thống riêng của mình.
  • Web shop DonLoc: trang bán hàng trực tuyến doanh nghiệp tạo trên nền tảng DonLoc, chạy ở địa chỉ dạng ten-cua-hang.donloc.vn hoặc tên miền riêng của doanh nghiệp.
  • Ứng dụng chat đa kênh Dpage (dpage.donloc.vn): ứng dụng riêng, cũng do Dolotech vận hành, trong phạm vi nêu ở mục 8.2.

Chính sách này không áp dụng cho website, ứng dụng hay dịch vụ của bên khác, kể cả khi bạn mở chúng từ DonLoc, ví dụ trang của hãng vận chuyển, Zalo, Facebook hay Google. Các dịch vụ đó có chính sách riêng mà bạn nên tự tìm hiểu.

2. Giải thích từ ngữ

  • Dữ liệu cá nhân: thông tin gắn với một người cụ thể hoặc giúp nhận ra một người cụ thể, ví dụ họ tên, số điện thoại, địa chỉ, email.
  • Chủ thể dữ liệu: người được dữ liệu cá nhân phản ánh.
  • Xử lý dữ liệu: mọi thao tác với dữ liệu, như thu thập, ghi, lưu trữ, chỉnh sửa, tra cứu, sử dụng, chia sẻ, chuyển giao, xoá.
  • Bên kiểm soát dữ liệu: bên quyết định mục đích và cách thức xử lý dữ liệu cá nhân.
  • Bên xử lý dữ liệu: bên xử lý dữ liệu thay cho bên kiểm soát, theo hợp đồng hoặc thoả thuận với bên kiểm soát.
  • DonLoc, chúng tôi: Công ty TNHH Công Nghệ Dolotech, đơn vị chủ quản và vận hành các dịch vụ DonLoc.
  • Doanh nghiệp: tổ chức, hộ kinh doanh hoặc cá nhân đăng ký dùng phần mềm DonLoc. Một doanh nghiệp có thể có nhiều cửa hàng và nhiều tài khoản người dùng.
  • Người dùng: chủ doanh nghiệp, giám đốc, quản trị viên và nhân viên được cấp tài khoản đăng nhập phần mềm.
  • Khách hàng và đối tác của doanh nghiệp: người mua, người nhận hàng, nhà cung cấp và những người khác mà doanh nghiệp lưu thông tin trên DonLoc, kể cả người đặt hàng trên web shop của doanh nghiệp. Để ngắn gọn, chính sách gọi chung nhóm này là khách hàng của doanh nghiệp.
  • Bạn: người đang đọc chính sách này. Tuỳ trường hợp, bạn là người xem donloc.vn, người dùng phần mềm, doanh nghiệp, hoặc khách hàng của một doanh nghiệp.

Các thuật ngữ chủ thể dữ liệu, bên kiểm soát dữ liệu, bên xử lý dữ liệu là cách gọi ngắn của chủ thể dữ liệu cá nhân, bên kiểm soát dữ liệu cá nhân và bên xử lý dữ liệu cá nhân theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15.

3. Đơn vị chủ quản và vai trò của DonLoc

3.1. Thông tin đơn vị chủ quản

  • Tên công ty: Công ty TNHH Công Nghệ Dolotech
  • Mã số doanh nghiệp (mã số thuế): 0111629266
  • Địa chỉ trụ sở: 186 Ngọc Thụy, Phường Bồ Đề, Thành phố Hà Nội
  • Website công ty: dolotech.vn
  • Sản phẩm: DonLoc, phần mềm quản lý bán hàng đa kênh tại donloc.vn
  • Email nhận yêu cầu về dữ liệu cá nhân: lienhe@donloc.vn, hoặc hộp thư hỗ trợ hotro@donloc.vn hiển thị trong phần mềm
  • Biểu mẫu liên hệ: trang Liên hệ

3.2. Khi DonLoc là bên kiểm soát dữ liệu

Với các dữ liệu dưới đây, chúng tôi tự quyết định mục đích và cách xử lý, nên chịu trách nhiệm trực tiếp với bạn:

  • thông tin tài khoản người dùng và thông tin đăng ký của doanh nghiệp;
  • thông tin mua, gia hạn và nâng cấp gói dịch vụ;
  • nhật ký đăng nhập và nhật ký kỹ thuật dùng để bảo vệ hệ thống;
  • thông tin bạn gửi qua biểu mẫu liên hệ hoặc khi trao đổi với bộ phận hỗ trợ;
  • dữ liệu kỹ thuật phát sinh khi bạn xem donloc.vn.

3.3. Khi DonLoc xử lý dữ liệu thay cho doanh nghiệp

Với dữ liệu khách hàng mà doanh nghiệp nhập vào phần mềm, nhận về qua web shop hoặc qua các kênh đã kết nối (Zalo OA, Dpage, hãng vận chuyển…), doanh nghiệp là bên kiểm soát dữ liệu, còn DonLoc là bên xử lý dữ liệu. Chúng tôi chỉ lưu trữ và xử lý dữ liệu đó theo chức năng của phần mềm và theo thao tác, cài đặt của doanh nghiệp. Cụ thể:

  • Doanh nghiệp quyết định thu thập thông tin gì của khách, dùng vào việc gì, gửi tin nhắn gì, giao hàng qua hãng nào và giữ dữ liệu trong bao lâu.
  • Trước khi đưa dữ liệu của khách vào DonLoc, doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo cho khách và có căn cứ hợp pháp để xử lý, bao gồm sự đồng ý của khách khi pháp luật yêu cầu. Doanh nghiệp có web shop nên đăng chính sách bảo mật của chính cửa hàng mình trên web shop.
  • DonLoc không dùng dữ liệu khách hàng của doanh nghiệp cho mục đích riêng của mình, không liên hệ hay quảng cáo tới khách hàng của doanh nghiệp, và không gộp dữ liệu khách hàng giữa các doanh nghiệp.
  • Các bên mà DonLoc dùng để vận hành dịch vụ, như nhà cung cấp máy chủ, được nêu ở mục 8 và 9. Nơi lưu trữ, thời hạn lưu trữ, biện pháp bảo vệ và cách báo sự cố được nêu ở mục 10, 11 và 16.
  • Khi khách hàng của một doanh nghiệp gửi yêu cầu về dữ liệu cá nhân đến DonLoc, chúng tôi chuyển yêu cầu đó cho doanh nghiệp liên quan và hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện (xem mục 14).

Các nội dung về xử lý dữ liệu nêu trong chính sách này, cùng với Điều khoản sử dụng, là thoả thuận xử lý dữ liệu giữa doanh nghiệp và DonLoc khi doanh nghiệp đăng ký và sử dụng dịch vụ.

Riêng thông tin nhân viên mà doanh nghiệp tạo trong phần mềm (vai trò, quyền, cửa hàng được làm việc) thuộc quyền quản lý của doanh nghiệp. Phần thông tin đăng nhập và bảo mật của mỗi tài khoản do DonLoc quản lý để giữ an toàn cho cả hệ thống.

4. Dữ liệu chúng tôi thu thập

Chúng tôi chỉ thu thập dữ liệu cần cho việc cung cấp dịch vụ. Tuỳ cách bạn dùng DonLoc, dữ liệu gồm các nhóm sau.

4.1. Tài khoản người dùng và thông tin doanh nghiệp

  • Khi đăng ký: tên doanh nghiệp, họ tên, email, tên đăng nhập, mật khẩu; số điện thoại nếu bạn muốn cung cấp.
  • Hồ sơ bạn tự điền thêm: giới tính, ngày sinh, tỉnh/thành, quận/huyện, giao diện bạn chọn.
  • Doanh nghiệp và cửa hàng: tên, số điện thoại, email, địa chỉ, website, logo; địa chỉ và số điện thoại của từng cửa hàng, dùng để in đơn và gửi hãng vận chuyển.
  • Thông tin bảo mật: mật khẩu (chỉ lưu dưới dạng mã băm một chiều, không thể giải ngược ra mật khẩu), khoá xác thực hai lớp và mã khôi phục nếu bạn bật xác thực hai lớp.
  • Gói dịch vụ: gói đã chọn, số tiền, mã thanh toán, thời hạn sử dụng.
  • Tài khoản ngân hàng nhận tiền mà doanh nghiệp khai báo để tạo mã QR chuyển khoản: số tài khoản, tên chủ tài khoản.

4.2. Dữ liệu kinh doanh do doanh nghiệp nhập

Gồm sản phẩm, giá, tồn kho, đơn hàng, phiếu thu chi, công nợ, nhà cung cấp, chương trình khuyến mại, hoá đơn, báo cáo, nội dung web shop, cùng ảnh và video sản phẩm bạn tải lên. Phần lớn là dữ liệu kinh doanh, nhưng một số mục có chứa dữ liệu cá nhân, ví dụ tên, mã số thuế, địa chỉ người mua trên hoá đơn, hay số điện thoại, email, địa chỉ của nhà cung cấp.

4.3. Dữ liệu khách hàng của doanh nghiệp

Với mỗi khách hàng, doanh nghiệp có thể lưu: mã khách, họ tên, số điện thoại, email, địa chỉ, giới tính, ngày sinh, mã thẻ thành viên, nhóm và hạng khách. Trên đơn hàng có tên, số điện thoại, địa chỉ người nhận, ghi chú giao hàng và lịch sử mua. DonLoc xử lý nhóm dữ liệu này thay cho doanh nghiệp như đã nêu ở mục 3.3.

4.4. Người mua trên web shop

Web shop không yêu cầu người mua tạo tài khoản. Khi đặt hàng, người mua điền họ tên, số điện thoại, địa chỉ nhận hàng, ghi chú, và có thể thêm email, mã giảm giá. Đơn hàng được chuyển vào phần mềm của doanh nghiệp bán hàng để xử lý. Web shop không lưu địa chỉ IP của người mua kèm theo đơn hàng.

Doanh nghiệp có thể bật tính năng thông báo «khách vừa đặt hàng» trên web shop, lấy từ đơn thật trên web shop hoặc từ danh sách khách doanh nghiệp tự tải lên. Thông báo chỉ hiện dạng rút gọn gồm tên gọi, tỉnh/thành, ba số cuối của số điện thoại và tên sản phẩm. Tính năng này mặc định tắt. Doanh nghiệp bật tính năng này có trách nhiệm thông báo và có sự đồng ý của người mua trước khi hiện thông tin của họ.

4.5. Dữ liệu từ các kết nối bạn chủ động bật

  • Zalo Official Account (OA): khi doanh nghiệp kết nối OA, phần mềm nhận mã người dùng Zalo, tên hiển thị, ảnh đại diện, thời điểm quan tâm OA, số điện thoại mà người quan tâm tự chia sẻ, nội dung tin nhắn và tệp đính kèm trao đổi qua OA.
  • Google: email tài khoản Google và mã truy cập do Google cấp, khi bạn kết nối Google để xuất dữ liệu sang Google Sheets.
  • Dpage: đơn hàng mà Dpage tạo từ hội thoại, kèm tên, số điện thoại, địa chỉ người nhận (xem mục 8.2).
  • Hãng vận chuyển, sàn thương mại điện tử, nhà cung cấp SMS, máy chủ email: thông tin đăng nhập, khoá hoặc mã truy cập mà doanh nghiệp khai báo để phần mềm làm việc thay mình; mã vận đơn, trạng thái và hành trình đơn do hãng gửi về; thông báo sự kiện do sàn gửi về (xem mục 8.1).
  • Tin nhắn SMS và email gửi từ phần mềm: số điện thoại hoặc email người nhận, nội dung, chi phí và trạng thái gửi.

4.6. Liên hệ và hỗ trợ

Khi bạn gửi biểu mẫu trên trang Liên hệ, chúng tôi nhận họ tên, số điện thoại, email (nếu có), nội dung lời nhắn và địa chỉ IP của máy gửi (để chống thư rác). Khi bạn liên hệ qua email, chúng tôi nhận địa chỉ email và nội dung trao đổi.

4.7. Dữ liệu kỹ thuật

  • Nhật ký đăng nhập: thời điểm đăng nhập, đăng xuất, địa chỉ IP, thông tin trình duyệt và thiết bị, các lần đăng nhập không thành công.
  • Nhật ký máy chủ web: địa chỉ IP, trình duyệt, trang được truy cập, trang dẫn tới và thời điểm truy cập.
  • Nhật ký thao tác trên đơn hàng, sản phẩm, combo và mẫu in, để doanh nghiệp tra lại ai đã làm gì.
  • Cookie và dữ liệu lưu trên trình duyệt: xem mục 12.

4.8. Những gì chúng tôi không thu thập hoặc không giữ lại

  • DonLoc không nhận và không lưu thông tin thẻ thanh toán. Gói dịch vụ được thanh toán bằng chuyển khoản ngân hàng; mã QR chuyển khoản được tạo ngay trên hệ thống DonLoc, không qua dịch vụ bên ngoài.
  • Ảnh JPG, PNG tải lên phần mềm được xử lý lại và bỏ thông tin đi kèm trong tệp ảnh, như vị trí chụp hay loại máy. Ảnh ở định dạng khác (WebP, GIF) được giữ nguyên tệp gốc, vì vậy bạn nên tự xoá thông tin vị trí chụp trước khi tải lên.
  • Tệp Excel tải lên để nhập liệu được xoá ngay sau khi đọc xong.
  • DonLoc không yêu cầu dữ liệu cá nhân nhạy cảm như tình trạng sức khoẻ, tôn giáo, dữ liệu sinh trắc học hay ảnh chụp thẻ căn cước. Vui lòng không nhập các thông tin này vào ô ghi chú hay ô mô tả.

5. Nguồn thu thập

  • Trực tiếp từ bạn: khi đăng ký, điền biểu mẫu, nhập liệu, tải tệp lên hoặc trao đổi với chúng tôi.
  • Từ doanh nghiệp: khi doanh nghiệp nhập thông tin nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp.
  • Từ người mua: khi đặt hàng trên web shop.
  • Từ dịch vụ mà doanh nghiệp đã chủ động kết nối: Zalo gửi sự kiện của OA, hãng vận chuyển gửi trạng thái đơn, Google cấp quyền truy cập, Dpage tạo đơn từ hội thoại.
  • Tự động từ trình duyệt hoặc thiết bị: khi bạn truy cập và sử dụng dịch vụ (nhật ký kỹ thuật, cookie).

6. Mục đích sử dụng

6.1. Cung cấp và vận hành dịch vụ

  • Tạo, xác thực và quản lý tài khoản; áp dụng phân quyền theo cài đặt của doanh nghiệp.
  • Thực hiện các chức năng bạn dùng: bán hàng, lên đơn, in đơn, đẩy đơn và theo dõi trạng thái với hãng vận chuyển, gửi tin Zalo, SMS, email, xuất dữ liệu, chạy web shop.
  • Ghi nhận đăng ký, gia hạn, nâng cấp gói dịch vụ và đối soát thanh toán.
  • Gửi thông báo cần thiết về tài khoản, hạn sử dụng, lịch bảo trì, thay đổi chính sách và cảnh báo bảo mật.

6.2. Hỗ trợ, an toàn và nghĩa vụ pháp lý

  • Trả lời câu hỏi, xử lý yêu cầu hỗ trợ và khiếu nại; khắc phục lỗi khi bạn báo hoặc khi hệ thống phát hiện.
  • Phát hiện và ngăn chặn đăng nhập trái phép, dò mật khẩu, gian lận, tấn công; điều tra sự cố khi cần.
  • Sửa lỗi, cải thiện tốc độ và tính năng dựa trên nhật ký kỹ thuật và góp ý của bạn.
  • Kiểm tra bản cập nhật phần mềm trên bản sao tạm của dữ liệu trước khi triển khai (xem mục 10.2), để bản cập nhật không làm sai dữ liệu thật.
  • Lưu trữ chứng từ và cung cấp thông tin cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

Chúng tôi chỉ gửi thông tin giới thiệu sản phẩm, khuyến mại của DonLoc khi bạn đồng ý nhận, và bạn có thể từ chối bất cứ lúc nào. Chúng tôi không dùng dữ liệu cá nhân cho mục đích nào khác ngoài các mục đích trên; khi cần dùng cho mục đích mới, chúng tôi sẽ thông báo và xin sự đồng ý của bạn trong những trường hợp pháp luật yêu cầu.

7. Căn cứ xử lý và sự đồng ý

Chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân dựa trên một hoặc nhiều căn cứ sau:

  • Thực hiện hợp đồng hoặc yêu cầu của bạn: cung cấp dịch vụ theo hợp đồng giữa DonLoc và doanh nghiệp; trả lời yêu cầu bạn gửi qua biểu mẫu liên hệ hoặc email; thực hiện thoả thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng của họ, ví dụ giao hàng cho người đã đặt mua.
  • Sự đồng ý của bạn: khi một chức năng cần sự đồng ý riêng, ví dụ kết nối tài khoản Google của bạn, phần mềm cho bạn biết mục đích và phạm vi quyền ngay tại bước đó, và bạn đồng ý bằng thao tác chủ động là tự bấm kết nối. Chúng tôi không coi im lặng hay không phản hồi là đồng ý, và không dùng ô đồng ý được chọn sẵn.
  • Nghĩa vụ theo quy định của pháp luật: ví dụ lưu chứng từ, cung cấp thông tin theo yêu cầu hợp pháp của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, bảo đảm an toàn hệ thống thông tin và an ninh mạng (bao gồm việc ghi nhật ký đăng nhập và nhật ký máy chủ).
  • Trường hợp khẩn cấp: để bảo vệ tính mạng, sức khoẻ, danh dự, quyền và lợi ích hợp pháp của bạn hoặc người khác, trong phạm vi pháp luật cho phép.

Với dữ liệu khách hàng của doanh nghiệp, kể cả dữ liệu nhận về qua Zalo OA hay Dpage, căn cứ xử lý do doanh nghiệp bảo đảm như đã nêu ở mục 3.3.

Bạn có thể rút lại sự đồng ý bất cứ lúc nào (xem mục 13 và 14). Việc rút lại không làm mất tính hợp pháp của việc xử lý đã thực hiện trước đó, nhưng chức năng cần đến dữ liệu đó có thể không dùng được nữa; ví dụ ngắt kết nối Google thì không đẩy dữ liệu sang Google Sheets được nữa.

8. Chia sẻ dữ liệu với bên thứ ba

DonLoc không bán, không cho thuê và không trao đổi dữ liệu cá nhân để lấy lợi ích. Dữ liệu chỉ ra khỏi hệ thống DonLoc trong các trường hợp dưới đây, và mỗi lần chỉ gửi phần dữ liệu cần cho đúng việc đó.

8.1. Theo kết nối và thao tác của doanh nghiệp

  • Hãng vận chuyển: khi doanh nghiệp đẩy đơn sang hãng đã kết nối (hiện chỉ có Viettel Post), phần mềm gửi: mã đơn; tên, số điện thoại, địa chỉ của cửa hàng gửi và của người nhận; tên hàng, số lượng, giá trị, khối lượng và kích thước hàng (nếu có nhập); tiền thu hộ, cước dự kiến và ghi chú in trên đơn. Thông tin đăng nhập doanh nghiệp đã khai báo được dùng để xác thực với chính hãng đó.
  • Tính cước (Viettel Post, GHN, GHTK, J&T Express): tuỳ hãng, phần mềm chỉ gửi địa chỉ lấy hàng, địa chỉ giao hàng, khối lượng, kích thước kiện (nếu có nhập), giá trị hàng và tiền thu hộ, không kèm tên hay số điện thoại.
  • Tra hành trình (Viettel Post, GHN, GHTK, J&T Express, Ninja Van): phần mềm chỉ gửi mã vận đơn.
  • Zalo: khi doanh nghiệp kết nối Zalo OA, phần mềm gửi tới Zalo nội dung tin nhắn nhân viên soạn cho người quan tâm OA, và nhận từ Zalo thông tin người quan tâm cùng tin nhắn gửi đến.
  • Nhà cung cấp SMS (như eSMS, SpeedSMS): số điện thoại và nội dung tin nhắn, gửi bằng tài khoản SMS của chính doanh nghiệp.
  • Máy chủ email của doanh nghiệp: địa chỉ người nhận và nội dung thư (xác nhận đơn, hoá đơn…). Thư được gửi qua máy chủ email (SMTP) do doanh nghiệp tự khai báo, không qua hộp thư chung của DonLoc.
  • Google: khi bạn chủ động đẩy một tệp dữ liệu đã xuất (ví dụ danh sách đơn hàng, khách hàng) lên Google Sheets, tệp được lưu vào Google Drive của chính bạn. DonLoc chỉ được cấp quyền với những tệp do DonLoc tạo ra, không đọc các tệp khác trong Drive của bạn.
  • Sàn thương mại điện tử: với TikTok Shop, hiện phần mềm thực hiện bước uỷ quyền kết nối, lấy danh sách gian hàng và nhận các thông báo sự kiện do TikTok gửi về (đơn hàng, trạng thái đơn, huỷ uỷ quyền…). Các thông báo này được lưu mã hoá tối đa 30 ngày và chưa được dùng để tạo hay cập nhật đơn trong phần mềm. Các sàn khác hiện mới có phần khai báo kết nối, chưa trao đổi dữ liệu. Khi mở rộng kết nối, chính sách này sẽ được cập nhật.
  • Công cụ doanh nghiệp tự gắn vào web shop: nếu doanh nghiệp điền mã Google Analytics hoặc nhúng video YouTube, Google có thể nhận dữ liệu truy cập của người xem web shop theo chính sách của Google. Doanh nghiệp quyết định việc này và có trách nhiệm thông báo, xin sự đồng ý của người xem khi pháp luật yêu cầu.

8.2. Dpage

Dpage (dpage.donloc.vn) là ứng dụng chat đa kênh riêng, cũng do Dolotech vận hành và chạy trên cùng hạ tầng máy chủ với DonLoc.

Khi bạn đăng nhập Dpage bằng tài khoản DonLoc (gõ tên đăng nhập và mật khẩu ngay trên Dpage, hoặc bấm mở Dpage từ phần mềm), DonLoc gửi cho Dpage:

  • về bạn: tên đăng nhập, họ tên, email, vai trò và quyền dùng Dpage;
  • về doanh nghiệp: tên, tên rút gọn dùng trong địa chỉ web và logo doanh nghiệp; tên các doanh nghiệp và cửa hàng bạn được vào; quyền lợi gói dịch vụ;
  • một mã đăng nhập có hạn 7 ngày.

Nếu bạn gõ mật khẩu trên Dpage, mật khẩu đi qua máy chủ Dpage để chuyển tới DonLoc kiểm tra.

Với mã đăng nhập có hạn 7 ngày nói trên, Dpage làm việc được với DonLoc giống như khi chính bạn dùng ứng dụng DonLoc, nhưng chỉ trong đúng phạm vi quyền của tài khoản bạn. Dpage dùng mã này để đọc thông tin và nội dung sản phẩm cho trợ lý tự động trả lời khách, tạo đơn hàng từ hội thoại (kèm tên, số điện thoại, địa chỉ người nhận) và xem lại đơn hàng. Mã bị thu hồi ngay khi bạn đổi mật khẩu hoặc mật khẩu của bạn được đặt lại, khi bạn bật hoặc tắt xác thực hai lớp, bị khoá tài khoản, bị đổi nhóm quyền, bị gỡ khỏi doanh nghiệp hoặc khi doanh nghiệp bị khoá.

Trên Dpage, doanh nghiệp xử lý tin nhắn và thông tin hồ sơ công khai của những người nhắn tới Fanpage Facebook hoặc Zalo OA mà doanh nghiệp đã kết nối. Với dữ liệu này, doanh nghiệp là bên kiểm soát dữ liệu, Dolotech là bên xử lý dữ liệu, như ở mục 3.3.

Khi doanh nghiệp bật trợ lý trả lời tự động bằng trí tuệ nhân tạo (AI), Dpage gửi nội dung hội thoại và thông tin sản phẩm tới nhà cung cấp AI (ví dụ OpenAI) để tạo câu trả lời, bằng khoá API mà doanh nghiệp tự đăng ký với nhà cung cấp đó. Doanh nghiệp nên cho khách biết họ đang trò chuyện với trợ lý tự động và cho khách lựa chọn trao đổi với nhân viên.

Cho đến khi Dpage đăng chính sách bảo mật riêng, các mục về vai trò (mục 3), quyền của bạn và cách gửi yêu cầu (mục 13, 14), xử lý sự cố (mục 16) và khiếu nại (mục 17) của chính sách này cũng áp dụng cho dữ liệu xử lý trên Dpage.

8.3. Hạ tầng và công cụ vận hành

  • Nhà cung cấp máy chủ: Contabo Asia Private Limited cho DonLoc thuê máy chủ ảo đặt tại Singapore, nơi chạy toàn bộ hệ thống DonLoc và Dpage. DonLoc tự cài đặt và quản trị phần mềm trên máy chủ; nhà cung cấp quản lý phần cứng và đường truyền.
  • Phông chữ và thư viện giao diện: phông chữ từ Google Fonts và một số thư viện giao diện tải từ cdnjs (Cloudflare). Khi trình duyệt tải các tài nguyên này, nhà cung cấp nhận được địa chỉ IP và thông tin trình duyệt của bạn như một phần kỹ thuật của kết nối internet.
  • Chứng chỉ HTTPS: được cấp tự động qua Let's Encrypt; việc này chỉ dùng tên miền, không dùng dữ liệu cá nhân.

8.4. Cơ quan nhà nước có thẩm quyền

Chúng tôi chỉ cung cấp dữ liệu cho cơ quan nhà nước khi có yêu cầu hợp lệ theo quy định của pháp luật, và chỉ trong phạm vi được yêu cầu. Khi pháp luật cho phép, chúng tôi sẽ báo cho doanh nghiệp liên quan.

9. Chuyển dữ liệu ra nước ngoài

Dữ liệu cá nhân được chuyển ra ngoài Việt Nam trong các trường hợp sau:

  • Lưu trữ hệ thống: toàn bộ hệ thống DonLoc, gồm cơ sở dữ liệu, tệp tải lên, nhật ký và bản sao lưu, hiện được lưu trên máy chủ ảo do DonLoc thuê của Contabo Asia Private Limited, đặt tại Singapore. Vì vậy mọi dữ liệu bạn đưa vào DonLoc đều được lưu trữ ở nước ngoài.
  • Dịch vụ của công ty nước ngoài nêu ở mục 8: Google (Google Sheets, Google Fonts, Google Analytics, YouTube), Cloudflare (cdnjs), TikTok Shop, Meta (khi doanh nghiệp kết nối Fanpage Facebook với Dpage) và nhà cung cấp AI mà doanh nghiệp tự chọn khi dùng Dpage.

Chúng tôi chỉ chuyển phần dữ liệu cần thiết cho đúng mục đích. Khi nơi lưu trữ hoặc danh sách trên thay đổi, chúng tôi sẽ cập nhật chính sách này theo mục 18.

10. Lưu trữ và thời hạn lưu trữ

10.1. Nơi lưu trữ

Dữ liệu được lưu trên máy chủ do DonLoc thuê và quản trị, đặt tại Singapore (xem mục 9), tách thành các cơ sở dữ liệu riêng cho phần mềm, web shop và trang giới thiệu.

Ảnh và video bạn tải lên để hiển thị (ảnh sản phẩm, logo, băng rôn) có đường dẫn công khai để hiện trên web shop và phiếu in. Vì vậy, vui lòng không tải lên ảnh chứa thông tin riêng tư.

10.2. Thời hạn lưu trữ

  • Tài khoản, thông tin doanh nghiệp và dữ liệu kinh doanh (kể cả khách hàng, đơn hàng và hành trình vận đơn gắn với đơn, tin SMS và email đã gửi, nhật ký thao tác): giữ trong suốt thời gian doanh nghiệp dùng dịch vụ, cho đến khi doanh nghiệp tự xoá hoặc yêu cầu xoá.
  • Khi dịch vụ hết hạn: cửa hàng hết hạn thì tạm ngừng hoạt động (trong phần mềm chỉ còn trang Hạn sử dụng để chủ doanh nghiệp gia hạn) nhưng dữ liệu vẫn được giữ để doanh nghiệp gia hạn và dùng tiếp. Trong thời gian cửa hàng đã hết hạn, bạn không tự xuất được dữ liệu của cửa hàng đó; nếu cần lấy dữ liệu mà không gia hạn, hãy gửi yêu cầu theo mục 14 trước ngày xoá — yêu cầu nhận được trước ngày xoá sẽ được xử lý xong rồi dữ liệu mới bị xoá. Khi mọi cửa hàng của doanh nghiệp đều đã hết hạn, toàn bộ dữ liệu của doanh nghiệp bị xoá vĩnh viễn sau 30 ngày kể từ hạn sử dụng muộn nhất trong các cửa hàng: dữ liệu kinh doanh, khách hàng, đơn hàng, web shop, ảnh và tệp đã tải lên, cùng tài khoản người dùng không còn làm việc ở doanh nghiệp nào khác. Màn hình Hạn sử dụng trong phần mềm luôn hiện ngày xoá cụ thể của doanh nghiệp bạn; gia hạn trước ngày đó thì dữ liệu được giữ nguyên. Doanh nghiệp đang có đơn mua gói hoặc dịch vụ chờ xác nhận thanh toán, hoặc còn dịch vụ trả phí khác chưa hết hạn, thì chưa bị xoá. Chúng tôi khuyên bạn xuất dữ liệu trước ngày hết hạn.
  • Nhật ký đăng nhập phần mềm và trang quản trị web shop: giữ cùng tài khoản doanh nghiệp hoặc web shop liên quan, để doanh nghiệp tra lại lịch sử đăng nhập.
  • Bản ghi riêng các lần thử đăng nhập vào phần mềm (cả thành công lẫn không thành công), khác với nhật ký đăng nhập ở dòng trên và chỉ dùng để chống dò mật khẩu: tự xoá sau 90 ngày.
  • Dữ liệu thô do hãng vận chuyển, sàn và Zalo gửi về: tự xoá sau 30 ngày.
  • Phiên uỷ quyền kết nối sàn thương mại điện tử: tự xoá sau 7 ngày. Khi kết nối Zalo, Google, phiên uỷ quyền chỉ nằm trong cookie tạm.
  • Bản sao hành trình vận đơn dùng để cập nhật trạng thái đơn tức thời trên màn hình: tự xoá sau 180 ngày. Riêng các bản tin của hãng mà hệ thống chưa xử lý được thì được giữ riêng để xử lý lại, hiện chưa có hạn tự xoá. Hành trình đã gắn với đơn hàng được giữ cùng đơn hàng.
  • Dữ liệu thông báo «khách vừa đặt hàng» lấy từ đơn web shop: thông tin của những đơn đã quá 60 ngày được xoá vào lần tiếp theo web shop đó có đơn mới; doanh nghiệp có thể xoá ngay toàn bộ trong trang cài đặt web shop.
  • Nhật ký máy chủ web và các lần đăng nhập trang quản trị nội dung donloc.vn: giữ tối đa 12 tháng.
  • Tin nhắn gửi qua trang Liên hệ: giữ tối đa 12 tháng kể từ khi yêu cầu được xử lý xong, hoặc xoá sớm hơn khi bạn yêu cầu.
  • Bản sao lưu: cơ sở dữ liệu được sao lưu toàn bộ mỗi 6 giờ, và cứ 30 phút lại sao lưu phần thay đổi mới; mỗi bản sao lưu được giữ 14 ngày. Dữ liệu bạn đã xoá có thể vẫn còn trong các bản sao lưu này cho đến khi chúng hết hạn. Tệp tải lên (ảnh, video) được chép hằng đêm sang một bản sao dự phòng; tệp đã bị xoá khỏi phần mềm còn trong bản sao này tối đa 30 ngày rồi tự xoá. Ngoài ra, mỗi tuần có thêm một bản nén của thư mục tệp tải lên; chỉ giữ 4 bản gần nhất (khoảng một tháng).
  • Dùng bản sao lưu: bản sao lưu dùng để khôi phục hệ thống khi có sự cố. Ngoài ra, trước khi triển khai bản cập nhật, đội kỹ thuật có thể khôi phục tạm một bản sao lưu vào cơ sở dữ liệu thử đặt trên chính máy chủ này để kiểm tra phần mềm chạy đúng với dữ liệu thật; cơ sở dữ liệu thử được xoá sau khi kiểm tra xong.
  • Chứng từ của DonLoc (chứng từ thu tiền gói dịch vụ, hoá đơn nếu có): giữ đủ thời hạn mà pháp luật về kế toán, thuế quy định, kể cả khi có yêu cầu xoá. Sổ sách, chứng từ kinh doanh của doanh nghiệp do doanh nghiệp tự lưu và tự xuất.

10.3. Xoá dữ liệu

  • Ngắt kết nối Zalo OA: danh sách người quan tâm và tin nhắn lấy từ OA đó bị xoá ngay khỏi phần mềm; dữ liệu thô Zalo đã gửi về tự xoá theo hạn 30 ngày, và bản sao lưu theo hạn nêu ở mục 10.2.
  • Ngắt kết nối Google: mã truy cập Google bị xoá ngay.
  • Hồ sơ khách hàng: doanh nghiệp có thể xoá ngay hồ sơ của khách chưa có bất kỳ dữ liệu nào sau đây: đơn hàng, hoá đơn nháp, phiếu trả hàng, công nợ, nợ quà tặng, thư email đã gửi. Khách đã có những dữ liệu này thì được giữ lại để sổ sách khớp; muốn xoá thông tin cá nhân của những khách này, doanh nghiệp gửi yêu cầu cho DonLoc theo mục 14.
  • Nhân viên: khi doanh nghiệp xoá một nhân viên, người đó mất quyền vào doanh nghiệp ngay, còn tài khoản đăng nhập và lịch sử thao tác vẫn được giữ để đối chiếu. Người đó có thể yêu cầu xoá tài khoản theo mục 14.
  • Toàn bộ dữ liệu doanh nghiệp: tự xoá khi dịch vụ hết hạn như nêu ở mục 10.2. Muốn xoá sớm hơn, chủ doanh nghiệp gửi yêu cầu theo mục 14. Dữ liệu đã xoá không khôi phục được, trừ phần còn trong bản sao lưu chưa hết hạn.

11. Biện pháp bảo vệ dữ liệu

11.1. Biện pháp kỹ thuật và quản lý

  • Kết nối mã hoá: phần mềm DonLoc, trang donloc.vn và khu quản trị web shop luôn chạy qua HTTPS và buộc trình duyệt dùng kết nối mã hoá. Trang bán hàng của web shop, kể cả trên tên miền riêng đã được cấp chứng chỉ bảo mật, cũng chạy được qua HTTPS; sau lần đầu khách vào trang bằng HTTPS, trình duyệt được yêu cầu luôn dùng HTTPS cho các lần sau.
  • Mã hoá khi lưu: trong cơ sở dữ liệu của phần mềm, nhiều loại dữ liệu được mã hoá bằng thuật toán AES-256 trước khi ghi. Khoá mã hoá được cất riêng, không nằm trong mã nguồn hay cơ sở dữ liệu.
  • Dữ liệu được mã hoá gồm: số điện thoại, email, địa chỉ của khách hàng và nhà cung cấp; tên, số điện thoại, địa chỉ người nhận trên đơn; thông tin người mua trên hoá đơn; tên đăng nhập, họ tên, email, số điện thoại của người dùng; số tài khoản nhận tiền; thông tin đăng nhập các kết nối (hãng vận chuyển, sàn, Zalo, Google, SMS, email); thông báo sự kiện do sàn thương mại điện tử gửi về; nội dung tin Zalo, SMS, email đã gửi.
  • Dữ liệu không được mã hoá riêng: các thông tin còn lại được bảo vệ bằng phân quyền và cách ly dữ liệu nêu dưới đây, ví dụ: tên khách hàng; tỉnh/thành và quận/huyện trên đơn; hoá đơn nháp đang soạn ở màn hình bán hàng; dữ liệu thô do hãng vận chuyển gửi về; tiêu đề email; dữ liệu của web shop và trang giới thiệu; nhật ký truy cập.
  • Mật khẩu: chỉ lưu dưới dạng mã băm một chiều, không thể giải ngược ra mật khẩu; không ai, kể cả nhân viên DonLoc, đọc lại được mật khẩu của bạn.
  • Xác thực hai lớp: bạn có thể tự bật xác thực hai lớp bằng ứng dụng tạo mã, kèm mã khôi phục.
  • Chống dò mật khẩu: tạm khoá đăng nhập sau nhiều lần nhập sai liên tiếp, tính theo tài khoản và theo máy.
  • Thu hồi phiên đăng nhập: khi bạn đổi mật khẩu, bật hoặc tắt xác thực hai lớp, hoặc khi mật khẩu được đặt lại, các phiên đăng nhập cũ trên thiết bị khác bị đăng xuất ngay. Tài khoản mới cấp hoặc vừa được đặt lại mật khẩu phải đổi mật khẩu ở lần đăng nhập đầu tiên.
  • Cách ly giữa các doanh nghiệp ở hai lớp: trong phần mềm và ngay trong cơ sở dữ liệu (bảo mật theo từng dòng dữ liệu). Web shop và trang giới thiệu dùng cơ sở dữ liệu riêng, với tài khoản truy cập riêng không được phép kết nối vào cơ sở dữ liệu của phần mềm.
  • Phân quyền: doanh nghiệp tự phân quyền theo vai trò, theo chức năng và theo từng cửa hàng; người dùng chỉ làm việc được với cửa hàng mình được cấp quyền.
  • Bảo vệ biểu mẫu và API: chống giả mạo yêu cầu, giới hạn tần suất gọi API, khoá API ngoài do DonLoc cấp chỉ lưu dưới dạng mã băm, kiểm tra chữ ký hoặc mã bí mật ở dữ liệu do Zalo và hãng vận chuyển gửi về.
  • Kiểm soát tệp tải lên: kiểm tra định dạng thật của tệp, chặn tệp Excel có macro, quét mã độc bằng phần mềm chống virus của máy chủ; ảnh JPG, PNG được xử lý lại và bỏ thông tin đi kèm như vị trí chụp.
  • Nhật ký: ghi nhật ký đăng nhập (người được phân quyền trong doanh nghiệp xem và xuất được) và nhật ký thao tác trên đơn hàng, sản phẩm.
  • Sao lưu: cơ sở dữ liệu được sao lưu tự động nhiều lần mỗi ngày, thư mục tệp tải lên được sao lưu hằng đêm, để khôi phục khi có sự cố.

Không có biện pháp nào an toàn tuyệt đối trước mọi hình thức tấn công. Chúng tôi định kỳ rà soát, vá lỗi và cải thiện các biện pháp trên. Nếu bạn phát hiện lỗ hổng bảo mật, vui lòng báo cho chúng tôi qua lienhe@donloc.vn.

11.2. Khi nào nhân sự DonLoc tiếp cận dữ liệu của doanh nghiệp

Công cụ quản trị nền tảng của DonLoc hiển thị thông tin cần để quản lý dịch vụ: doanh nghiệp, tài khoản người dùng, cửa hàng, gói và đơn mua gói. Công cụ không có màn hình xem danh sách khách hàng, đơn hàng hay hội thoại của doanh nghiệp, và không có chức năng đăng nhập thay người dùng.

Để chẩn đoán lỗi kết nối, công cụ cho xem dữ liệu thô mà Zalo và sàn thương mại điện tử gửi về trong 30 ngày gần nhất; dữ liệu này có thể chứa thông tin của người quan tâm OA hoặc người mua. Với dữ liệu Zalo, thông tin cá nhân được che theo mặc định. Mỗi lần mở bản đầy đủ đều được ghi vào nhật ký hệ thống.

Khi doanh nghiệp yêu cầu, quản trị viên nền tảng có thể tạo tài khoản quản trị hoặc đặt lại mật khẩu cho tài khoản trong doanh nghiệp; người nhận phải đổi mật khẩu ở lần đăng nhập đầu tiên. Chúng tôi chỉ dùng các chức năng này theo yêu cầu của doanh nghiệp hoặc trong các trường hợp nêu dưới đây.

Nhân sự kỹ thuật được giao nhiệm vụ chỉ tiếp cận dữ liệu bên trong tài khoản doanh nghiệp khi:

  • doanh nghiệp yêu cầu hỗ trợ và đồng ý cho chúng tôi kiểm tra;
  • cần khắc phục lỗi hoặc sự cố ảnh hưởng tới dữ liệu, hoạt động của hệ thống;
  • cần xử lý khẩn cấp để ngăn chặn tấn công hoặc truy cập trái phép;
  • kiểm tra bản cập nhật phần mềm trên bản sao tạm của cơ sở dữ liệu trước khi triển khai (xem mục 10.2);
  • cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu theo quy định của pháp luật.

Người quản trị máy chủ có quyền kỹ thuật với toàn bộ hệ thống, kể cả khoá mã hoá dữ liệu; quyền này chỉ được dùng cho các việc nêu trên. Việc tiếp cận chỉ giới hạn trong phạm vi cần thiết cho đúng việc đó, và nhân sự tham gia có nghĩa vụ giữ bí mật thông tin.

11.3. Trách nhiệm của bạn

  • Giữ bí mật mật khẩu, không dùng chung tài khoản; mỗi nhân viên nên có tài khoản riêng.
  • Bật xác thực hai lớp, nhất là với tài khoản chủ doanh nghiệp.
  • DonLoc không hỏi mật khẩu hay mã xác thực hai lớp của bạn qua điện thoại, tin nhắn hay email. Nếu bạn đã đưa mật khẩu cho người khác, kể cả người tự giới thiệu là nhân viên hỗ trợ, hãy đổi mật khẩu ngay.
  • Thu hồi quyền của nhân viên đã nghỉ việc và định kỳ xem lại nhật ký đăng nhập.
  • Báo ngay cho chúng tôi khi nghi ngờ tài khoản bị truy cập trái phép.
  • Với dữ liệu khách hàng, chỉ thu thập những gì cần thiết, có căn cứ hợp pháp, và không ghi dữ liệu nhạy cảm vào ô ghi chú.

Thiệt hại phát sinh do bạn để lộ mật khẩu hoặc không làm theo các khuyến nghị trên nằm ngoài trách nhiệm của DonLoc, trừ trường hợp có lỗi từ phía DonLoc.

12. Cookie và dữ liệu lưu trên trình duyệt

Cookie là tệp nhỏ do trình duyệt lưu lại để trang web nhớ trạng thái của bạn. DonLoc chỉ dùng cookie và bộ nhớ trình duyệt cần cho hoạt động của dịch vụ. DonLoc không dùng cookie quảng cáo, không gắn công cụ phân tích hành vi hay mã theo dõi của bên quảng cáo trên donloc.vn và phần mềm DonLoc.

  • donloc.vn: cookie chống giả mạo biểu mẫu ở trang có biểu mẫu như Liên hệ; cookie tạm để hiện thông báo sau khi gửi biểu mẫu; cookie đăng nhập chỉ dành cho người quản trị nội dung.
  • Phần mềm DonLoc: cookie đăng nhập (duy trì đăng nhập đến 30 ngày kể từ lần dùng gần nhất); cookie chống giả mạo biểu mẫu; cookie tạm trong lúc nhập mã xác thực hai lớp hoặc kết nối Zalo, Google; cookie và bộ nhớ trình duyệt để nhớ giao diện, màu sắc, cột hiển thị bạn chọn.
  • Web shop: cookie giỏ hàng (giữ 30 ngày, nội dung được mã hoá); cookie chống giả mạo biểu mẫu; cookie tạm để hiện thông báo sau khi đặt hàng; cookie đăng nhập cho người quản trị web shop; bộ nhớ trình duyệt để nhớ việc bạn đã tắt thông báo «khách vừa đặt hàng» (7 ngày), cùng bộ nhớ tạm trong phiên cho hàng đợi thông báo và đồng hồ đếm ngược. Nếu doanh nghiệp gắn Google Analytics hoặc nhúng video YouTube, các dịch vụ này có thể đặt cookie riêng theo chính sách của Google.
  • Ứng dụng điện thoại và API: dùng mã đăng nhập có thời hạn thay cho cookie.

Bạn có thể chặn hoặc xoá cookie trong cài đặt trình duyệt. Khi đó bạn sẽ không đăng nhập được, giỏ hàng không được giữ và một số biểu mẫu không gửi được.

13. Quyền và nghĩa vụ của chủ thể dữ liệu

Theo pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân, bạn có các quyền sau đối với dữ liệu của mình:

  • Được biết về việc dữ liệu cá nhân của mình được xử lý.
  • Đồng ý hoặc không đồng ý, và rút lại sự đồng ý.
  • Xem, chỉnh sửa hoặc yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu.
  • Yêu cầu cung cấp dữ liệu của mình.
  • Yêu cầu xoá dữ liệu.
  • Yêu cầu hạn chế xử lý dữ liệu.
  • Phản đối việc xử lý dữ liệu, kể cả việc dùng dữ liệu để quảng cáo, tiếp thị.
  • Khiếu nại, tố cáo, khởi kiện và yêu cầu bồi thường thiệt hại theo quy định.
  • Yêu cầu DonLoc hoặc cơ quan có thẩm quyền áp dụng biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân của mình.

Đi cùng các quyền là nghĩa vụ: tự bảo vệ dữ liệu của mình; tôn trọng và bảo vệ dữ liệu của người khác; cung cấp dữ liệu đầy đủ, chính xác khi pháp luật, hợp đồng hoặc sự đồng ý của bạn đòi hỏi; tuân thủ pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân và tham gia phòng, chống hành vi xâm phạm dữ liệu cá nhân.

Khi thực hiện quyền của mình, bạn không được gây khó khăn, cản trở việc thực hiện quyền và nghĩa vụ hợp pháp của bên kiểm soát, bên xử lý dữ liệu, hay xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của người khác.

Một số quyền có giới hạn theo luật. Ví dụ, chứng từ kế toán, thuế phải lưu đủ thời hạn luật định rồi mới được xoá. Dữ liệu cũng có thể không xoá được trong các trường hợp pháp luật cho phép, như khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu giữ lại. Khi đó chúng tôi sẽ nói rõ lý do.

Nhiều việc bạn có thể tự làm ngay trong phần mềm:

  • Mỗi người dùng tự đổi mật khẩu, bật hoặc tắt xác thực hai lớp cho tài khoản của mình.
  • Người được phân quyền quản lý nhân viên có thể xem, sửa thông tin tài khoản của nhân viên, và xem, xuất nhật ký đăng nhập của doanh nghiệp.
  • Xuất dữ liệu ra Excel (khách hàng, đơn hàng, sản phẩm, nhân viên, công nợ, báo cáo, sổ sách) hoặc sang Google Sheets.
  • Ngắt kết nối Zalo OA hoặc Google bất cứ lúc nào.
  • Doanh nghiệp tự sửa thông tin khách hàng và tự xoá hồ sơ khách theo điều kiện ở mục 10.3. Với khách không xoá ngay được (đã có đơn hàng, hoá đơn nháp, phiếu trả hàng, công nợ, nợ quà tặng hoặc thư email đã gửi), doanh nghiệp gửi yêu cầu cho DonLoc để được hỗ trợ (xem mục 14).

14. Cách gửi yêu cầu và thời hạn xử lý

Để thực hiện các quyền ở mục 13, bạn gửi yêu cầu qua email lienhe@donloc.vn (hoặc hotro@donloc.vn) hay biểu mẫu tại trang Liên hệ. Vui lòng ghi rõ họ tên, cách liên lạc, tài khoản hoặc doanh nghiệp liên quan (nếu có), quyền bạn muốn thực hiện và dữ liệu liên quan.

Để bảo vệ bạn, chúng tôi xác minh người gửi là chủ thể dữ liệu hoặc người đại diện hợp pháp, ví dụ đối chiếu email gửi yêu cầu với email đã đăng ký của tài khoản. Yêu cầu xoá toàn bộ dữ liệu của một doanh nghiệp, hoặc đặt lại mật khẩu tài khoản chủ doanh nghiệp, phải do chủ doanh nghiệp gửi. Nhân viên quên mật khẩu thì nhờ chủ doanh nghiệp đặt lại trong phần mềm.

Thời hạn xử lý tính từ ngày nhận được yêu cầu hợp lệ. Các thời hạn tính theo ngày lịch (kể cả ngày nghỉ), trừ chỗ ghi «ngày làm việc»:

  • Xác nhận đã nhận yêu cầu: trong 2 ngày làm việc.
  • Xem, chỉnh sửa, cung cấp dữ liệu: tối đa 10 ngày.
  • Rút lại sự đồng ý, hạn chế xử lý, phản đối xử lý: tối đa 15 ngày.
  • Áp dụng biện pháp bảo vệ dữ liệu: tối đa 15 ngày.
  • Xoá dữ liệu: tối đa 20 ngày.
  • Khi cần phối hợp với doanh nghiệp hoặc bên thứ ba liên quan: cộng thêm tối đa 5 ngày cho các yêu cầu xem, chỉnh sửa, cung cấp, rút đồng ý, hạn chế, phản đối, và tối đa 10 ngày cho yêu cầu xoá.
  • Yêu cầu phức tạp: chúng tôi có thể gia hạn một lần, không dài hơn thời hạn ban đầu, và báo lý do cho bạn.

Nếu không thể thực hiện yêu cầu, chúng tôi trả lời bạn bằng email và nêu rõ lý do.

Nếu bạn là khách hàng của một doanh nghiệp dùng DonLoc (ví dụ bạn đã mua hàng trên một web shop), yêu cầu về dữ liệu của bạn nên gửi thẳng cho doanh nghiệp đó, vì doanh nghiệp là bên kiểm soát dữ liệu. Nếu bạn gửi cho DonLoc, chúng tôi sẽ chuyển yêu cầu tới doanh nghiệp trong 2 ngày làm việc, báo lại cho bạn, và hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện trong thời hạn nêu trên.

15. Dữ liệu của trẻ em

DonLoc là dịch vụ dành cho tổ chức, cá nhân kinh doanh, không hướng tới trẻ em (người dưới 16 tuổi), và chúng tôi không chủ đích thu thập dữ liệu của trẻ em. Người đăng ký dùng phần mềm cần có đủ năng lực để giao kết hợp đồng theo quy định của pháp luật.

Nếu doanh nghiệp bán hàng cho trẻ em và lưu thông tin của các em, doanh nghiệp có trách nhiệm tuân thủ quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân của trẻ em, bao gồm việc có sự đồng ý của cha mẹ hoặc người đại diện hợp pháp khi pháp luật yêu cầu.

Nếu phát hiện dữ liệu của trẻ em bị đưa vào DonLoc không đúng quy định, vui lòng báo để chúng tôi phối hợp với doanh nghiệp xử lý và xoá.

16. Xử lý sự cố và thông báo vi phạm

Khi phát hiện sự cố có thể làm lộ, mất hoặc thay đổi trái phép dữ liệu cá nhân, chúng tôi thực hiện các bước sau:

  1. Khoanh vùng, ngăn chặn, khắc phục sự cố và lập biên bản ghi nhận.
  2. Với dữ liệu mà DonLoc là bên kiểm soát: thông báo cho cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân thuộc Bộ Công an trong vòng 72 giờ kể từ khi phát hiện, theo quy định.
  3. Với dữ liệu mà DonLoc xử lý thay cho doanh nghiệp: thông báo ngay cho doanh nghiệp liên quan và cung cấp thông tin để doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ của mình.
  4. Thông báo cho người bị ảnh hưởng khi pháp luật yêu cầu, hoặc khi việc thông báo giúp họ chủ động tự bảo vệ, ví dụ đổi mật khẩu.
  5. Tìm nguyên nhân và cải thiện biện pháp bảo vệ để sự cố không lặp lại.

Thông báo sự cố nêu rõ bản chất sự cố, thời điểm xảy ra, loại dữ liệu bị ảnh hưởng, hậu quả có thể có, các biện pháp đã thực hiện và đầu mối liên hệ.

17. Tiếp nhận và giải quyết khiếu nại

Nếu cho rằng dữ liệu cá nhân của mình bị xử lý không đúng chính sách này hoặc không đúng quy định, bạn gửi khiếu nại qua email lienhe@donloc.vn hoặc trang Liên hệ, mô tả rõ sự việc, thời điểm và gửi kèm tài liệu liên quan (nếu có). Quy trình giải quyết:

  1. Xác nhận đã nhận khiếu nại trong 2 ngày làm việc.
  2. Xem xét, xác minh; khi cần, chúng tôi đề nghị bạn bổ sung thông tin.
  3. Trả lời kết quả trong 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ thông tin. Vụ việc phức tạp có thể cần thêm thời gian; khi đó chúng tôi báo trước thời hạn mới.
  4. Nếu lỗi thuộc về DonLoc, chúng tôi khắc phục và cùng bạn giải quyết hậu quả theo quy định của pháp luật.

Khiếu nại liên quan đến dữ liệu khách hàng của một doanh nghiệp sẽ được chuyển tới doanh nghiệp đó, và DonLoc phối hợp để giải quyết. Chúng tôi ưu tiên thương lượng, hoà giải. Nếu không đồng ý với kết quả, bạn có quyền gửi khiếu nại tới cơ quan nhà nước có thẩm quyền về bảo vệ dữ liệu cá nhân hoặc khởi kiện tại Toà án theo quy định của pháp luật.

18. Thay đổi chính sách

Chúng tôi có thể cập nhật chính sách này khi pháp luật thay đổi, hoặc khi DonLoc thêm, bớt tính năng, kết nối hay thay đổi hạ tầng. Bản mới được đăng tại trang này kèm ngày hiệu lực.

Với những thay đổi quan trọng, như thêm mục đích xử lý, thêm bên nhận dữ liệu, đổi nơi lưu trữ hay đổi thời hạn lưu trữ, chúng tôi thông báo trong phần mềm ít nhất 7 ngày trước ngày có hiệu lực. Nếu thay đổi cần sự đồng ý mới của bạn, chúng tôi sẽ xin đồng ý trước khi áp dụng.

19. Hiệu lực và liên hệ

Chính sách này có hiệu lực từ ngày 18/10/2026 và thay thế mọi nội dung chính sách bảo mật đã đăng trước đây trên donloc.vn.

Mọi câu hỏi về chính sách này hoặc về dữ liệu cá nhân của bạn, vui lòng liên hệ Công ty TNHH Công Nghệ Dolotech, đơn vị chủ quản DonLoc, qua email lienhe@donloc.vn hoặc trang Liên hệ.